前些日子朋友問我一個很有趣的問題。他說疫情期間，公司本來是在家遠程上班，但現在已經解封，是否應該持續遠程上班這樣的體制？還是應該全員回公司上班比較好？我問他，為何問這樣的問題？他說，在疫情期間，很多剛報到的新人，都沒有去公司，在沒有人照顧的情況下，很快就陣亡了（離職）。現在解封了，老員工還是喜歡這種在家上班的模式，但是對組織運作而言，顯然少了凝聚力與效率，究竟該如何抉擇？
很多公司一定有類似的困擾，放了要收真的很困難。曾經有個研究就顯示，疫情期間在家上班，大部分員工都覺得生產力提升，但大部分的主管都覺得整體營運效率與團隊變差了，到底真相為何？其實是因為上下，以及整體與個體的不同角度，所以很難有絕對的答案。
不過，公司存在的目的是發展與永續，若以此角度來分析，主管與員工的角度都有其好處，因此到底是遠程？還是全員到班，或者混合式（遠程與全員到班的折中），哪種模式對公司長遠的發展有利？事實上每家公司性質、體質、規模都不同，并沒有放諸四海而皆準的體制，而且隨著時間的推進及公司的演變，也需要做調整，因此并無標準答案。但若能掌握不同體制的優缺點，并改善這些缺點，絕對有助于公司整體營運效能的提升。
而不管公司是采取哪一種體制，若能有效打造友善的職場環境，相信對公司的員工生產力與團隊凝聚力都會有很大的幫助。所謂友善職場，是指一個可以提供支持、尊重及平等對待員工的工作環境，讓成員感到舒適和受到重視。這種氛圍可以促進員工的情感投入、創造力和工作績效，進而促進企業的長期成功。在友善職場中，員工之間互相合作、尊重和支持，公司也尊重和關心員工，并盡可能為員工提供良好的福利和工作條件。
混合辦公下的信息管理
但若是遠程或混合式辦公，那要如何讓員工感受到這樣的環境與氛圍呢？信息科技就可扮演一定程度的協助與支持。以下是幾種方法：
1. 提供良好的線上協作和通信工具
通過各種線上協作和通信工具，如即時通訊應用、數據庫及文件共享和視訊會議工具等，讓員工可以輕松地協作、溝通和交流。這些工具有助于減少員工之間的誤解和不必要的爭議，并確保員工之間的交流和協作更加流暢。尤其，若員工家中沒有好的通訊及工具，應該協助員工建構。
2. 配合員工的需要，實施彈性的工作安排
通過信息科技，員工可以在遠程地點或不同時間工作。彈性工作安排可以幫助員工平衡工作和生活，增強工作績效和生產力，同時也可以減少員工壓力和不必要的焦慮。這對于留下國內外的優秀人才都有很大的幫助，而這在績效管理上也需有不同的設計。
3. 提供數字技能訓練和相關支援
賦能培訓可以幫助員工學習和掌握新的科技工具和應用。企業可以為員工提供線上培訓、網上教學和其他資源，以提高員工的數字技能和工作績效，并鼓勵員工積極參與學習。
積極建立組織的數字文化
什么是數字文化呢？就是擁有跨組織合作的文化，能夠結合生態系伙伴共創（co-create）創新的解決方案。并運用數據做決策與創造價值，再以顧客為中心的數字體驗文化，提供與時俱進優化產品與服務，且愿意承擔風險進行創新實驗的文化。
而信息安全和隱私的保護也是重點。保護員工的個人信息和企業的機密信息是非常重要的；企業應該建立嚴格的信息安全政策和程序，并提供培訓和支援，確保員工能夠遵守相應的法規和規定。同時，企業應使用各種信息安全技術和工具，保護員工和企業的數據安全。
不過，在運用信息科技協助打造友善職場的過程中，也應注意以下幾點，首先，不應該完全依賴信息科技，忽視人際關系和管理制度。信息科技工具可以幫助企業提高工作效率和生產力，但是它不能完全取代人際關系和管理制度，這兩者是企業運轉的重要核心要素。
其次，也應考慮員工需求和工作流程。在引入新的信息科技工具之前，企業需要了解員工的需求和工作流程，并確保這些工具能夠真正提高員工的工作效率和生產力。而且也應持續提供培訓和支援。所謂“不教而殺謂之虐”，企業需要為員工提供適當的培訓和支援，幫助他們學習和掌握新的信息科技工具和應用，并確保他們能夠遵守相應的法規和規定。
再者，建立開放和包容的文化氛圍。企業需要建立開放和包容的文化氛圍，鼓勵員工分享意見和建議，從而改進和優化信息科技工具的使用方式，進而提高工作效率和生產力。同時，建立合理的工作時間和休息制度，以幫助員工更好地平衡工作和生活，避免員工長時間工作導致疲憊和壓力。
最后，在實施的過程中不斷的評估和優化。企業需要不斷評估和優化信息科技工具的使用效果，尤其科技日新月異，隨時關注新科技的進展，并采用穩定可靠的信息系統，以確保它們能夠真正提高員工的工作效率和生產力，并促進企業的長期發展。
綜言之，信息科技可以幫助企業構建一個更加友善的工作環境，但是需要注意的是，其無法完全取代人際關系，組織仍然需要建立良好的管理制度，并展現對員工的支持和關心。
此外，也需要不斷評估和優化信息科技工具的使用效果，確保這些工具能夠真正提高員工的工作效率和生產力，以及滿意度和幸福感，進而促進企業的長期發展。
