文件散落在事務機上的風險

在辦公室的事務機經?？吹匠黾埍P上或者周邊擺放著無人認領的文件，這些多印或誤印的文件，不僅導致公司列印輸出成本過高，且無有效的改善或處理方式，若這些文件內含公司、客戶機密資料或員工個資，加上辦公室進出的人員復雜，可能遭有心人士攜出，因此「紙本文件」與事務機文件輸出跟資料外泄息息相關！企業在管理紙本文件上本來就有較高的困難度，除非使用特殊防偽紙張或防偽機制，否則很難防止文件被有心人士竊取、盜用。多數企業紙本的文件會盡力做到「相對」安全，卻無法保證「絕對」安全，因此，建議企業除了在文件輸出的前端進行有效管理之外，更應先建立文件機密分級管理制度，以降低文件外泄的風險。

該如何預防事務機的資安威脅

辦公室事務機資安是很容易被忽視的一環，目前市面上的多功能事務機皆以四功(影印、傳真、列印與掃描)為主，代表著文件除了可以使用事務機輸出之外，更有可能透過傳真或掃描而流傳到企業外部，目前已有企業逐漸意識到事務機資安的重要性，但大多數的企業不知道有甚麼解決方案而導致遲遲沒有著手處理。另一個造成企業不容易控管紙本文件的部分，就是因為無從掌握「誰(Who)」、「何時(When)」、「文件內容(What)」、「文件處理的方式(How)」等詳細人、事、時、地的資料，若真的發生機密文件外泄，雙方對簿公堂時，企業將難以對於真正犯罪行為之人，提出有力的證據以進行求償。

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