企業內部所有營運成本就好比一座冰山，可分為冰山上面看的到成本，以及隱藏在海平面下看不見的花費，而往往看不見的費用都是龐大且須透過專業團隊的諮詢才能夠量化的，因此關於這些看不到的成本針對企業內部的文件使用花費可從哪邊開始著手呢?

冰山上的可見成本:

租金、計張、每年設備維護費用

冰山下的隱藏成本:  

1. 文件流程-

辦公室的設備擺放位置、設備所具備的功能、是否已導入解決方案都會影響到使用者輸出文件的模式，因此如果以過往純粹輸出這樣的概念下，往往在使用者的使用方法可能是人力耗損高但使用效率低的狀態，因此在每個辦公室在使用文件及如何輸出的流程，如果能夠有效的量化都是可以增加使用者工作效率

2. 耗材訂購及人力管理-

不同的事業群有各自的采購流程，而且對於每次采購產品時必須要跟不同廠商議價，因此在人力管理流程相對來說得付出更多成本因為不同設備的窗口不一，且廠商不一致

3. 設備及耗材擺放空間-

不同的事物設備例如影印機、印表機、傳真機在未經過規劃，且為各自采購時所站的空間及預備各種不同耗材占據的空間都會降低企業使用空間的坪效，尤其以臺北市這樣高經濟水準的城市，花費成本更高

4. 故障叫修維護成本-

企業因為采購習慣不同，對買斷的設備及租賃設備，會有標準不一的維護方式與費用，而且跟隨著不同服務窗口，收費標準不一，無形中墊高了公司內部的維護成本

5. 設備耗電量-

如同前面所提因為辦公室空間未經妥善規劃，因此隨意添購設備，一般往往認為小臺印表機耗電量低而大量添置使用，但其實在面對這樣小型機臺在其燠熱所產生的瞬間耗電量跟一臺大型多功能事務機已經來的差不多，如又遇上特殊單位如各自小臺設備多 但每天使用時間常在休眠跟燠熱之間排徊，其產生出來的電力更為可觀。